چگونه در شغل خود افراد را مدیریت کنیم؟
اکنون که شما جایگاه مدیریت را در اختیاردارید، باید بفهمید چه تغییراتی در نقش و موقعیتتان ایجاد خواهد شد؟ چیزی که به طور ویژه مدیر را از دیگران متمایز می‌کند، عدم دخالت مستقیم او در امور است. اولویت کاری مدیران این نیست که شخصاً و مستقیماً در امور کاری دخالت داشته باشند. بلکه شما به عنوان مدیر، مسئول کار دیگران هستید و موفقیت شما به نحوه انجام وظایف کل گروه و تیم وابسته است. حالا شما مسئول حجم کار بسیار بیشتری از آنچه که خودتان می‌توانستید انجام دهید هستید (قسمت هشدارها در انتهای مقاله را مطالعه کنید). دیگر دخالت مستقیم در برطرف کردن مشکلات را کنار بگذارید. این کار دیگر جزو وظایف شغلی شما نیست.
برای تحولات آماده شوید
مدیران معمولاً وظایف مختلفی بر عهده‌دارند و ممکن است این مسئله بسیار خسته‌کننده و گیج کننده باشد. ممکن است برای کار جدید خود، دستورالعمل‌های متفاوتی داشته باشید و لازم باشد از قوانین جدید و متفاوتی پیروی کنید (مخصوصاً در زمینه منابع انسانی)
یک فرد باتجربه پیدا کنید
البته بهتر است مدیر بالادست یا رئیس خود را انتخاب نکنید. شخصی باتجربه پیدا کنید و از او بخواهید در این تغییرات و دوره گذار، به شما کمک کند. استفاده از یک فرد پر تجربه بسیار مهم است و ابزاری است که به شما کمک می‌کند دیدی وسیع داشته باشید. این کار همچنین نظر مثبت و احترام گروه مدیران بالادست را برای شما به ارمغان می‌آورد. این کار نشان‌دهنده پختگی و جا افتادگی شماست.
به یکی از گروه‌های کسب‌وکار شبکه‌ای بپیوندید
تعداد زیادی از این گروه‌ها وجود دارد. از مدیران و رئیسان دیگر در مورد انجمن‌های محلی بپرسید. از فرصت‌های موجود گسترش شبکه در زمینه کاری خود استفاده کنید.
با نیروی انسانی ارتباط برقرار کنید
به بخش مدیریت نیروی انسانی بروید و در مورد کتاب یا دوره آموزشی در رابطه با نیروی انسانی از آن‌ها سؤال کنید. این کار به شما کمک زیادی می‌کند. کمی در مورد مدیریت بخوانید. انبوهی از مقالات در این زمینه موجود است. کتاب‌های شناخته‌شده در این زمینه را مطالعه کنید (“مدیریت یک دقیقه‌ای” و “هفت عادت مردمان موثر” از کتاب‌های مهم و مشهور در زمینه مدیریت هستند)
به کارکنان خود کمک کنید با شرایط جدید هماهنگ شوند
احتمال دارد کسانی که هم اکنون تحت مدیریت شما قرار دارند، قبلاً هم رده شما بوده باشند و این مسئله باعث حسادت، رنجش، و ناسازگاری آن‌ها شود. نمی‌توانید از این وضعیت جلوگیری کنید، ولی اگر شما همچنان ارتباط خودتان با آن‌ها را حفظ کنید، بروز این‌گونه مسائل و مشکلات کمتر و خفیف تر می‌شود. البته باید به یاد داشته باشید که اکنون شما مدیر هستید. همان طور که نباید به خاطر موقعیتی که در اختیاردارید مغرور شوید، به خاطر روابط گذشته‌تان نیز نباید به دیگران اجازه سوءاستفاده از جایگاهتان را بدهید. در هر صورت حتی اگر این افراد، قبلاً هم همکار شما نبوده باشند، باز هم داشتن مدیریت جدید همیشه عدم تفاهم و هماهنگی را به دنبال خواهد داشت. با کارکنان خود صحبت کنید و آن‌ها را از برنامه‌های خود باخبر کنید. از همان ابتدا رابطه رئیس و مرئوس را اجرا کنید. ممکن است انجام این کار کمی ناخوشایند باشد ولی از انجام آن نترسید. کافی است مراحل را به ترتیب دنبال کنید. اعتمادبه‌نفس داشته باشید و فراموش نکنید از کجا به اینجا رسیده‌اید.
به خانواده کم توجهی نکنید
همسر، بچه‌ها و دوستان شما درست همانند قبل به توجه شما نیز دارند. از حالا به بعد مشغله‌های فکری زیادی خواهید داشت. قطعاً فرآیند مدیر شدن، مسئله‌ای دشوار است. همیشه اولویت‌هایتان را تحت کنترل داشته باشید. اگر می‌بینید اطرافیان و دوستان در مورد دور شدن و سرد شدن روابط صحبت می‌کنند، حتماً آن را جدی بگیرید. مسلماً شما دوست ندارید شغلتان باعث خراب شدن روابط خانوادگی‌تان شود. افراد زیادی به همین دلیل در روابط خانوادگی خود دچار مشکل هستند.
به سلامت خود توجه کنید
ممکن است از شرایط و شغل جدید خوشتان بیاید و فکر کنید در صورتی که بتوانید بیشتر کار کنید، کمی از کارهایتان را به خانه ببرید، کمی شب دیرتر بخوابید، صبح‌ها کمی زودتر بیدار شوید و با خانواده و بچه‌های خود هم روابط بسیار خوبی داشته باشید، بسیار عالی می‌شود. ولی آیا با این شرایط، میزان خوابتان کافی خواهد بود؟
اهداف خود را شناسایی کنید
دقیقاً اهداف مورد نظر شما چیست؟ آیا برای ساعات، روزها و یا هفته‌های تیم تان اهداف مشخصی دارید؟ در مورد اهداف جدید چطور؟ مثلاً بررسی میزان ثمربخش بودن کار؟ همه آن‌ها را یادداشت کرده و فهرست کنید. این یک فهرست یادآوری برای شماست. توجه داشته باشید که این فهرست به مرور زمان تغییر می‌کند. در واقع این لیست یک جور سند زنده است. بعضی چیزها همیشه ثابت هستند (مثلاً سطح سرویس‌دهی) ولی بیشتر موارد بسته به استراتژی هایی که از سوی مدیران بالادستی تعیین می‌شود، تغییر می‌کنند. به طور مرتب این فهرست را با دیدی منتقدانه بازبینی و در صورت نیاز آن را اصلاح کنید.
تیم خود را بهتر بشناسید
شما باید نقاط قوت و ضعف اعضای تیم خود را بدانید. مثلاً نفر اول بسیار سریع کار می‌کند ولی گاهی برخی جزئیات را از قلم می‌اندازد. فرد دوم بسیار دقیق است ولی حجم کار کمتری تحویل می‌دهد. نفر سوم روابط بسیار خوبی با مشتریان دارد ولی هیچ‌وقت به مشتریان جواب منفی نمی‌دهد و بر عکس آن، نفر چهارم مهارتهای بسیاری دارد ولی در ایجاد رابطه با دیگران چندان توانمند نیست. شما باید تمام خصوصیات اعضای گروه را به خوبی بشناسید و از این اطلاعات برای افزایش بازده کار گروه استفاده کنید.
کارکنان را با کارهای موجود هماهنگ کنید
از اطلاعاتی که در مراحل قبل در مورد کارکنان جمع‌آوری کرده‌اید برای هماهنگ کردن کار با کارکنان استفاده کنید. این کار اساس انتصاب بر اساس مهارتهای کاری می‌باشد. شما باید از نقاط قوت هر فرد بهره گرفته و از محول کردن کاری که نقطه‌ضعف افراد را نشانه می‌گیرد به آن‌ها خودداری کنید. اگر می‌توانید، بهتر است افرادی که مهارت‌هایشان مکمل یکدیگر است را در کنار هم بگذارید. مثلاً بهتر است در مثال قبل، نفر اول و دوم را برای کار بر روی یک پروژه انتخاب کنید و نفر سوم و چهارم را برای مشورت و تصمیم‌گیری در مورد چگونگی ارائه آن پروژه در نظر بگیرید.
با اعضای گروه خود ملاقات کنید
ملاقات های رو در رو با اعضا برای داشتن یک مدیریت عالی بسیار حیاتی است. این ملاقات ها به چند منظور انجام می‌شوند:
بازخورد عملکرد
در مورد اهداف هفته قبل صحبت کنید. اینکه به چه مسائلی به خوبی پرداخته شد، چه قسمت‌هایی از کار می‌توانند برای هفته آینده بهبود پیدا کند، چطور باید این کار انجام شود و این کار چه نتیجه‌ای در بر دارد
اهداف جلسه بعد خود را تعیین کنید
این اهداف مواردی هستند که باید در مورد آن‌ها اقدام شود و دورنمای کلی از کارهایی که در هفته بعد باید انجام شوند را به دست می‌دهد.
به مسائل و مشکلات کارکنانتان پی ببرید
حالا که در سِمت مدیریت هستید، باید بدانید ارتباطتان با دیگران کمی محدود خواهد شد. تنها راه برای با خبر شدن از مشکلاتی که بر روی عملکرد گروه شما (و در نتیجه شغل شما) تأثیر می‌گذارد این است که پای سخنان کارکنانتان بنشینید و به حرفهای آن‌ها گوش دهید.
نظرخواهی کنید
کارکنان شما دوست دارند در تصمیمات دخیل باشند. بی‌شک اولین عامل ترغیب کارکنان برای ترک شغلشان، ضعف مدیریت است که باعث نادیده گرفته شدن احساسات و نظرات دیگران می‌شود. رتبه کاری شما نه تنها بر اساس عملکرد گروهتان تعیین می‌شود، بلکه میزان جابجایی کارکنان نیز در آن تأثیر خواهد داشت.
انگیزه دادن
در یکی از مقاله‌های پیتر اسکولز ، او به این نکته اشاره می‌کند که مردم خودشان، خودشان را تشویق می‌کنند. بهترین مدیران همیشه راهی پیدا می‌کنند تا کارکنان به انجام خوب و با افتخار وظایفشان ترغیب شوند. از جلسات خود برای یافتن اینکه چه چیزهایی باعث ترغیب کارکنان می‌شود استفاده کرده و از بازخورد آن برای بیشتر کردن کار تیمی آن‌ها استفاده کنید.
حضورداشته باشید
شما نباید خودتان را از گروهتان جدا کنید. گاهی حجم کار واقعاً طاقت‌فرسا و زیاد می‌شود و ممکن است شاید تمایل داشته باشید در این شرایط از دیگر کارکنان جداشده و به کارهایتان برسید. خصوصاً زمانی که حجم زیادی از کارهای دفتری بر سر شما ریخته باشد. هرگز نباید مثل آدم‌های گوشه‌گیر و منزوی رفتار کنید. اگر اعضای تیم، مدیر و رهبر خود را نبینند، کم‌کم در کارهایشان دچار بی‌نظمی شده و در نهایت همه چیز به ضرر شما تمام می‌شود. اگر شما از راه دور با کارکنان در تماس هستید، مطمئن شوید که آن‌ها حضور شما را حس می‌کنند و اگر مدیریت چند شیفت را بر عهده‌دارید، مطمئن شوید حتماً از تمام شیفت های کاری به طور مرتب بازدید می‌کنید.
فعالیت‌های تیم را ثبت کنید
نتیجه عملکرد شما بر اساس عملکرد تیم شما مشخص می‌شود، بنابراین حتماً مشکلات به وجود آماده و کارهای انجام‌شده را نوشته و ثبت کنید. به خصوص زمانی که مشکل خاصی به وجود می‌آید، انجام این کار بسیار مهم است. مشکلات پیش خواهند آمد. تمرکز و تلاش اصلی شما باید در جهت این باشد که شما و تیم تان راهی برای بر طرف کردن آن مشکلات پیدا کنید.
پاداش به عملکرد
منظور از پاداش، پول دادن نیست. هر چند که این کار هم می‌تواند خوب باشد ولی پول دادن موثرترین عامل ترغیب کارکنان برای داشتن عملکرد خوب نیست. قدردانی بسیار موثرتر از پول دادن است. اگر اختیار آن را دارید، برای عملکرد خوب مرخصی در نظر بگیرید. (یک روز مرخصی برای عملکرد بسیار خوب در نظر بگیرید). همیشه پاداش دهید ولی شرایط دریافت آن را سخت کنید. همچنین هنگامی که به کسی پاداش می‌دهید، آن را طوری انجام دهید که همه بفهمند. (علنی پاداش دهید و خصوصی انتقاد کنید)
مربی‌گری را یاد بگیرید
گاهی ناچار هستید رفتار و روش خود را تصحیح کنید. بهتر است یاد بگیرید این کار را چطور به بهترین نحوه انجام دهید. اگر بتوانید این کار را درست انجام دهید، نتایج، مطلوب خواهند بود ولی اگر در انجام این کار ضعیف عمل کنید، ممکن است همه چیز خراب شود.
رهنمایی‌ها
اهداف بلندمدت را به یاد داشته باشید
ثابت‌قدم باشید. روابطتان را شفاف کنید و اهدافتان را مشخص کنید. گوش دهید و به بازخورد عملکردتان به خصوص زمانی که نتایج مثبت هستند، توجه کنید. موانعی که سد راه موفقیت تیمتان هستند را از میان بر دارید.
از کارکنان خود تمجید کنید: این کار به ظاهر کوچک، نتیجه‌ای بسیار چشم‌گیر دارد. اینکه به کسی بگویید شما کارتان را خوب انجام می‌دهید، در نحوه عملکرد او تفاوت بسیاری ایجاد می‌کند. همیشه و دائماً این کار را تکرار نکنید زیرا این تمجید و تعریف مفهوم خود را از دست می‌دهد. در همان حد کافی است که کارکنان بدانند شما از کارشان راضی هستید.
الگوی دیگران باشید
یک رهبر باید تلاش کند در همه جنبه‌های کار الگویی برای دیگران باشد. با حضور مثبت خود، الهام‌بخش کارکنان خود شوید. درعین‌حال که بر شرکت در کارهای تیمی و روحیه همکاری تمرکز کرده‌اید، روحیه همدردی، هم دلی و احترام به افراد را نیز نشان دهید. این مسئله بسیار مهم است که مدیران و سرپرست‌ها در محل کار برای دیگران احترام و ارزش قائل شوند. اگر شما دارای موقعیتی هستید که زندگی شخصی شما را در معرض دید عموم قرار می‌دهد باید توجه داشته باشید که تمام زندگی شما، بر الگویی که از خود برای دیگران می‌سازید، تأثیرگذار است.
ارتباط بر قرار کنید
وقتی کارکنان شما بدانند اوضاع از چه قرار است و در حال انجام چه کاری هستند، تمایل بیشتری برای کار کردن خواهند داشت. همه دوست دارند اطلاعاتی کلی در مورد کاری که انجام می‌دهند داشته باشند.
منصف ولی قاطع باشید
گاهی لازم است تنبیهات انضباطی (از جمله اخراج کردن) انجام دهید. این کارها حتی برای مدیران باتجربه نیز ممکن است مشکل باشد. نظم دادن به کارکنان، خود موضوعی جداگانه است که نیاز به بررسی دارد و در حوزه این مقاله نمی‌گنجد ولی منابع خوب بسیاری در این زمینه وجود دارد. پاسخی کوتاه برای حل این مشکل، این است که قاطع باشید و همه چیز را مستند کنید.
با برنامه‌های کمک به کارمندان (EAP) آشنا شوید
بیشتر شرکت‌های بزرگ دارای برنامه کمک به کارمندان هستند و این کار بسیار به آنان کمک می‌کند. اگر یکی از کارکنان شما مشکلات شخصی دارد، او را به برنامه کمک به کارکنان ارجاع دهید (هرگز خودتان نقش یک روان‌شناس را برای او بازی نکنید!). این برنامه برای شما هم مفید است و اگر خود شما هم دچار مشکلات شخصی شدید، می‌توانید از این برنامه استفاده کنید.
یک مربی استخدام کنید
علاوه بر داشتن یک فرد باتجربه و ناصح، یک مربی نیز استخدام کنید (اگر ابزار و موقعیتش را دارید). آن فرد باتجربه بسیار به کمک شما می‌آید ولی ممکن است همیشه وقت کافی برای مشاوره دادن به شما نداشته باشد. بر خلاف آن مربی، فردی حرفهای و آموزش دیده است و هیچ وظیفه و هدفی جز کمک به شما و بهبود شیوه مدیریت شما ندارد.
اهداف خود را اعلام کنید
هنگامی که شما اهداف خود و تیم تان را اعلام می‌کنید، مطمئن شوید این اهداف کاملاً مشهود باشد. تیم شما باید این اهداف را مرتباً ببیند. مثلاً داشتن هدفی مثل “افزایش سرویس دهی به میزان ۵ درصد در ۶ ماه آینده” نباید از دید همه پنهان بماند. اهداف جدید خود را هر چه زودتر به همه اعلام کنید تا همه از آن باخبر شوند.
از بخش منابع انسانی استفاده کنید
اگر شما بخش منابع انسانی دارید، این بخش بهترین و جدیدترین دوستان شما خواهند بود. این بخش منبعی بسیار باارزش است. آن‌ها می‌توانند به شما در پاداش دادن، بر قراری انضباط و دور ماندن از مشکلات حقوقی کمک کنند. در واقع افراد بخش منابع انسانی مثل مدیرهایی هستند که در این زمینه‌ها تخصص دارند و کاملاً در خدمت شما هستند.
هشدارها:
به خاطر اشتباه یک نفر، کل بخش را توبیخ و بازخواست نکنید
مثلاً اگر کارمندی دارید که همیشه دیر سر کار می‌آید، ایمیل اخطار گروهی به همه کارکنان نفرستید. با آن فرد به طور خصوصی جلسه بگذارید و در مورد این مشکل صحبت کنید.
هیچ‌گاه فردی را در جمع توبیخ نکنید
مرحله گذار در مدیریت ممکن است بسیار سخت و هراس‌انگیز باشد. همیشه این‌طور نیست ولی بیشتر اوقات مدیر فشار و تنش زیادی را تجربه می‌کند تا در نهایت بتواند به موقعیت جدیدش عادت کند. بهتر است کسی را برای صحبت کردن پیدا کنید. اگر فردی باتجربه برای راهنمایی از قبل پیداکرده‌اید، می‌توانید از او کمک بگیرید. همه چیز را درون خودتان نریزید و در مورد تغییرات ناخواسته رفتاری خود هشیار باشید (مثل عصبانیت، سوء ظن، تمایل به مصرف مسکن‌ها و … )
کاری که مربوط به کارمندانتان است را انجام ندهید
یک باور قدیمی هست که می‌گوید: “اگر می‌خواهید کاری درست انجام شود، خودتان آن را انجام دهید”. ولی بهتر است این باور را کنار بگذارید و آن را از ذهن خود پاک‌کنید. آن را فراموش کنید. این باور هیچ معنی و مفهومی ندارد و یک باور زیان‌بار محسوب می‌شود. اگر می‌خواهید کاری درست انجام شود آن را به افراد مناسب بسپارید و به کارکنانتان انگیزه دهید. اگر بخواهید بیش از حد در امور دخالت کنید، آن وقت از وظایف مدیریتی خود بازمی‌مانید. شغل شما مدیریت کردن است.
نسبت به کارمندان خود رازدار باشید (در صورت امکان)
گاهی این کار امکان‌پذیر نیست (مثل مشکلاتی از قبیل اعمال خشونت‌آمیز احتمالی در محل کار). ولی اگر کسی نزد شما آمده و مشکلاتش را با شما در میان می‌گذارد، در مورد رازهای آن‌ها بسیار با دقت و محتاطانه عمل کنید. تنها یک بار بی‌دقتی کافی است تا چهره شما به عنوان شخصی رازدار خراب شود و مشکلات حقوقی برای شما به وجود آید. اگر شخصی به شما می‌گوید “این محرمانه است”، بهتر است آن شخص را متوجه کنید که شما به عنوان یک مدیر اجازه ندارید چیزی را محرمانه نگاه‌دارید.
برای ساعت‌های کاری بیشتر آماده‌باشید
این یک حقیقت است. شما برای این کار حقوق می‌گیرید و انتظار می رود هر کاری که از دستتان بر می‌آید برای به انجام رساندن وظایفتان انجام دهید. مدیران از مزایایی برخوردارند که کارمندان ساعتی از آن‌ها بی‌بهره‌اند. ولی به همان نسبت وظایف بیشتری هم بر عهده‌دارند. دیر سر کار حاضر نشوید و زودتر از موعد کار را ترک نکنید. البته اشکالی ندارد هر از گاهی در صورت نیاز مثل دیگران این کار را بکنید ولی این کارها نباید عادت همیشگی‌تان باشد. حالا دیگر شما یک رهبر هستید و باید مثل یک رهبر رفتار کنید.
هدف از برگزاری جلسات رو در روی هفتگی، بازنگری عملکرد کارکنان نیست.
جلسات رو در رو باید کمتر حالت رسمی داشته و بیشتر برای بحث و گفت و گو مناسب باشند. زیاد سعی نکنید جلسه را تحت کنترل داشته باشید. این جلسه تنها برای شما نیست، بلکه برای تمام کارمندان است.
رازهای شرکت را حفظ کنید
شما مسائل خصوصی و رازهای شرکت را خواهید فهمید. ما همیشه کمی تمایل داریم در مورد آن‌ها با دیگران صحبت کنیم. زیرا با این کار، می‌توانیم خود در مقابل دیگران مهم تر جلوه می‌دهیم. ولی اگر مثلاً شما در مورد ریزش نیرو در آینده مطلع شدید و بدون اجازه این اطلاعات را بیرون دادید، باید بدانید احتمالاً یکی از همان نیروهای ریخته شده، شما خواهید بود. ریزش نیروها کاری دشوار است ولی هیچ کس هم نگفته است که مدیریت کار راحتی است.
